Huishoudelijk Reglement

1.       Het Bestuur

  • Het Bestuur draagt zorg voor een rooster van aftreden.
  • Overige taken en verantwoordelijkheden van het gehele Bestuur zijn neergelegd in de statuten onder artikel 18.
  • Het Bestuur stelt, tenminste eens per vier jaar, een beleidsplan vast dat wordt gepresenteerd aan de Algemene Ledenvergadering.
  • Het Bestuur stelt een per jaar een begroting vast die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering.
  • Het Bestuur vergadert eens per maand, of zo vaak als nodig is.
  • Het Bestuur kan besluiten om een of meer personen ter vergadering uit te nodigen met als doel advies te ontvangen met betrekking tot het beleid van de vereniging en haar activiteiten.
  • Het Bestuur beslist over het aannemen en ontslaan van het overige personeel.

2.       De Raad van Toezicht

  • De Raad van Toezicht bestaat uit tenminste drie personen te benoemen door de Algemene Ledenvergadering. Wanneer de Raad van Toezicht desondanks uit minder dan drie personen bestaat, blijft deze raad niettemin bevoegd tot het nemen van besluiten, mits een dergelijk besluit door tenminste drie leden wordt genomen. Het bestuur is verplicht bij de eerstvolgende ledenvergadering in de vacature(s) te (doen) voorzien. De zittingsduur van een lid is drie jaar. Het bestuur kan deze termijn éénmaal (stilzwijgend) verlengen. Uitsluitend de termijn van de voorzitter kan door het bestuur meerdere malen worden verlengd. De voorzitter behoeft geen lid van de vereniging te zijn. Hij is bij voorkeur juridisch deskundig. De overige leden van de Raad van Toezicht zijn lid van de vereniging.
  • De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd op voordracht van het Algemeen Bestuur hetgeen in de statuten en het huishoudelijk reglement is bepaald omtrent de verkiezing van leden van het Algemeen Bestuur is van overeenkomstige toepassing voor de verkiezing van leden van de Raad van Toezicht
  • De benoemde leden van de Raad van Toezicht kunnen in onderling overleg een plaatsvervangend voorzitter uit hun midden aanwijzen.
  • De Raad van Toezicht kan slechts rechtsgeldige besluiten nemen wanneer tenminste drie leden daarvan ter vergadering aanwezig zijn. De leden van de Raad van Toezicht kunnen zich niet doen vertegenwoordigen.
  • De beslissingen van de Raad van Toezicht worden met gewone meerderheid van stemmen genomen.
  • De Raad van Toezicht kan zich door externe deskundigen, van binnen of buiten de vereniging, laten adviseren. Ook kan de Raad van Toezicht commissies instellen. Wanneer aan het raadplegen van externe deskundigen of het instellen van commissies kosten zijn verbonden, dient dit de toestemming van het Bestuur te hebben.
  • Het Bestuur stelt een rooster van aftreden op, zodanig dat niet alle leden van de Raad van Toezicht gelijktijdig zullen moeten worden vervangen. Dit rooster wordt door de algemeen voorzitter aan alle leden van de Raad van Toezicht bekend gemaakt.
  • Een lid van de Raad van Toezicht treedt met onmiddellijke ingang af, zodra hij ophoudt lid van de vereniging te zijn.
  • Een lid van de Raad van Toezicht kan van zijn taak worden ontheven wanneer de Algemene Ledenvergadering daartoe op voorstel van het Bestuur met een meerderheid van tenminste drie/vierde van de geldig uitgebrachte stemmen besluit.

3.       De commissies

  • De vereniging kent commissies, waaronder ook werkgroepen, platforms en overlegstructuren en dergelijke worden verstaan, waarin leden en niet-leden kunnen participeren. Commissies e.d. kunnen op eigen initiatief of op verzoek van minimaal drie leden ingesteld worden door het Bestuur of de Raad van Toezicht.
  • Het Bestuur kan besluiten dat een commissie e.d. financieel of personeel zal worden ondersteund en kan daar voorwaarden aan verbinden. Wanneer een commissie e.d. regels wil stellen voor de toelating van participerende leden, dan worden deze ter goedkeuring aan de Directeur voorgelegd.
  • Jaarlijks doen commissies desgevraagd verslag over het vorig jaar aan het Bestuur of het orgaan dat ze heeft ingesteld en presenteren dan eveneens hun plannen voor het komend jaar. Het Bestuur of het orgaan dat de commissies e.d. heeft ingesteld kan besluiten tot opheffen van de commissie, wanneer de commissie niet (meer) actief is, niet (langer) een doestelling heeft die in overeenstemming is met de doelstellingen van de vereniging of in strijd is met het algemene belang van de vereniging.
  • Commissies e.d. zijn geen organen van de vereniging en hebben geen rechtspersoonlijkheid. Besluiten of handelingen van commissies e.d. binden de vereniging niet.
  • Wanneer er onduidelijkheid bestaat over de vraag onder wiens verantwoordelijkheid een commissie valt, wordt deze geacht onder de verantwoordelijkheid van het Bestuur te vallen.

4.       Wijze van inschrijving

  • Alle categorieën leden kunnen zich inschrijven door middel van aanmelding. Dit kan via een aanmeldingsformulier dat op de website van de vereniging verkrijgbaar is. Inschrijving is eveneens mogelijk via enig andere door de Toelatingscommissie goedgekeurde wijze.
  • Bij de aanmelding ontvangt de aanvrager de statuten, het huishoudelijk reglement en de gedragscode van de vereniging en verklaart zich hieraan te conformeren.
  • De aanmelding voor een lidmaatschap wordt ingediend bij de Toelatingscommissie.
  • Kandidaten die zich aanmelden voor een geassocieerd lidmaatschap, gaan bij hun aanvraag akkoord met de aansluitingsovereenkomst als bedoeld in artikel 9.3 van de statuten.

5.       Toelatingsprocedure

  • De Toelatingscommissie beoordeelt of een aanvrager aan de vereisten voor het lidmaatschap voldoet. Wanneer de Toelatingscommissie daartoe aanleiding ziet kan hij de aanvrager om nadere gegevens vragen.
  • De Toelatingscommissie bestaat uit tenminste drie leden, waarbij er zorg gedraagt wordt dat de vakkennis van deze leden het vakgebied zo goed mogelijk beslaat, dit om ervoor te zorgen dat er voor alle soorten projecten een zo goed mogelijk oordeel gegeven kan worden.
  • De Toelatingscommissie stelt met inachtneming van het overige bepaalde in de statuten en in het huishoudelijk reglement criteria op voor de beoordeling van de kwaliteit van het werk van een ontwerper.
  • De Toelatingscommissie stelt met inachtneming van het overige bepaalde in de statuten en in het huishoudelijk reglement criteria op voor de beoordeling of een aanvrager voor een geassocieerd lidmaatschap daarvoor in aanmerking komt.
  • Wanneer de Toelatingscommissie van oordeel is dat een aanvrager aan de vereisten voor het lidmaatschap voldoet, geeft hij ten spoedigste kennis van het ingekomen verzoek tot inschrijving door schriftelijke kennisgeving aan alle leden. Deze kennisgeving kan ook door vermelding op de website met een verwijzing daarnaar in een digitale (nieuws)brief.
  • Wanneer een lid van mening is dat de aanvrager in de periode van vijf jaar voorafgaand aan de aanvraag in strijd heeft gehandeld met een bepaling uit de op dat moment geldende gedragscode dan kan hij gedurende 14 dagen na dagtekening van de kennisgeving bij het Bestuur schriftelijk tegen de inschrijving bezwaar maken. Het Bestuur onderzoekt of het bezwaar gegrond is.
  • Binnen drie maanden na ontvangst van het verzoek van inschrijving, welke termijn in bijzondere gevallen door de Toelatingscommissie kan worden verlengd, neemt de Toelatingscommissie een gemotiveerde beslissing na verhoor of oproeping van hen die hij dienstig acht te horen, maar wanneer bezwaren tegen de inschrijving zijn ingediend, niet dan na verhoor of oproeping van de aanvrager.
  • Wanneer een aanvrager aan de vereisten voor lidmaatschap voldoet en er geen gegronde bezwaren tegen zijn lidmaatschap zijn gemaakt, dan wordt hij als lid ingeschreven.
  • Wanneer een aanvrager niet aan de vereisten voor lidmaatschap voldoet of wanneer het bezwaar tegen een aanvrager gegrond wordt verklaard, wordt de aanvraag afgewezen. De Toelatingscommissie kan hiervan om zwaarwegende redenen afwijken.
  • Alle aanvragers krijgen schriftelijk bericht van de Toelatingscommissie over hun aanvraag tot lidmaatschap. Afwijzing van het lidmaatschap wordt de betreffende aanvrager per aangetekend schrijven meegedeeld.
  • Wanneer een aanvraag is afgewezen, kan de aanvrager vanaf één jaar na de afwijzing opnieuw een aanvraag indienen.

6.       Heroverweging en toetsing van het lidmaatschap

  • Wanneer er bij de Toelatingscommissie twijfel is gerezen of een lid nog aan de vereisten voor het lidmaatschap voldoet, dan kan hij het lid om relevante informatie en gegevens verzoeken. Leden geven aan een dergelijk verzoek gevolg.
  • Wanneer de Toelatingscommissie, aan de hand van dezelfde maatstaven en procedures die gelden voor toelating voor het lidmaatschap, van oordeel is dat een lid niet meer aan de vereisten voor het lidmaatschap voldoet, wordt het lid door de Toelatingscommissie middels een aangetekend schrijven met kennisgeving aan het Bestuur, op de hoogte gebracht dat het lidmaatschap wordt opgezegd.

7.       Beroep

  • Een aanvrager kan tegen een negatieve beslissing van de Toelatingscommissie omtrent de toekenning of heroverweging van een lidmaatschap binnen dertig dagen na de kennisgeving beroep instellen bij het Bestuur.
  • Een beroepsschrift wordt schriftelijk ingediend bij het Bestuur.
  • Het Bestuur onderzoekt de bezwaren van het (kandidaat) lid en de motivatie van de Toelatingscommissie om tot een weigering van inschrijving of weigering van handhaving van het lidmaatschap te komen.
  • Wat betreft de toetsing van een oordeel over de kwaliteit van het werk van een aanvrager, onderzoekt het Bestuur slechts of de motivatie van de Toelatingscommissie diens oordeel kan dragen.
  • Binnen drie maanden na ontvangst van het beroep, welke termijn in bijzondere gevallen door het Bestuur kan worden verlengd, neemt het Bestuur een gemotiveerde beslissing na verhoor of oproeping van hen die hij dienstig acht te horen.
  • Zij die in beroep gegaan zijn tegen een uitspraak van de Toelatingscommissie krijgen schriftelijk bericht van het Bestuur over de uitspraak.
  • Het Bestuur beslist in hoogste instantie.
  • Het bepaalde in dit artikel is tevens van toepassing op het beroep ingevolge artikel 12 lid 6 van de statuten.

8.       Geassocieerde leden

  • Geassocieerde leden hebben geen stemrecht en zijn derhalve geen lid van de vereniging in de zin van de wet.
  • Wanneer de aanvraag voor een geassocieerd lidmaatschap wordt goedgekeurd door de Toelatingscommissie, geldt het aanmeldingsformulier als aansluitingsovereenkomst. Deze aansluitingsovereenkomst houdt in dat voor deze personen, bedrijven of samenwerkingsverbanden, dezelfde rechten en plichten gelden als voor de overige leden van de vereniging, met uitzondering van het volgende:
    1. a) Geassocieerde leden hebben geen stemrecht;
    2. b) De gedragscode is niet van toepassing, behalve artikel 12;
    3. c) Geassocieerde leden hebben geen portfolio op de HSI website;
    4. d) Overige door het Bestuur vastgestelde uitzonderingen.

9.       Niet-leden

Het Bestuur besluit over het aangaan van overeenkomsten met niet-leden, zoals sponsors, vrienden en (media)partners van de vereniging. Het Bestuur kan nadere regels stellen omtrent deelname van niet-leden aan de algemene beraadslagingen en de activiteiten binnen de vereniging of de platforms.

10.    Tuchtrechtspraak

  • Het Bestuur houdt toezicht op de wijze waarop leden hun beroep uitoefenen en neemt maatregelen ten aanzien van leden die handelen in strijd met de gedragscode, en geassocieerde leden in strijd met artikel 12 van de gedragscode, door het uitoefenen van tuchtrechtspraak.
  • Het Bestuur kan, wanneer gehandeld is in strijd met de gedragscode, één of meer van de volgende maatregelen nemen:
    • – Mondelinge of schriftelijke berisping;
    • – Ontzetting uit het lidmaatschap hetzij voor bepaalde hetzij voor onbepaalde tijd. Het Bestuur kan aan de uit te spreken maatregelen openbaarmaking van de uitspraak verbinden op een door het Bestuur bij de uitspraak aangegeven wijze. Het Bestuur kan voorts aan zijn uitspraak bepaalde voorwaarden verbinden. Deze maatregelen worden per aangetekend schrijven aan het betreffende lid bekend gemaakt.
  • Het Bestuur kan de in dit artikel genoemde beslissingen nemen:
    • – Ingevolge een bij het Bestuur binnengekomen klacht van een lid, de Raad van Toezicht of een derde;
  • Een klager van wie de klacht geheel of gedeeltelijk ongegrond wordt verklaard en een beklaagde tegen wie een maatregel wordt uitgesproken kan schriftelijk binnen dertig dagen na dagtekening van de uitspraak in beroep komen bij de Raad van Toezicht. Het beroep heeft een schorsende werking.
  • De Raad van Toezicht onderzoekt de zaak geheel opnieuw. Hij kan het beroep gegrond dan wel ongegrond laten verklaren. Hij kan dezelfde maatregelen uitspreken als de Raad van Toezicht. Het Bestuur beslist in hoogste instantie, tenzij het tegendeel uitdrukkelijk uit dit reglement blijkt.
  • Een klacht of een beroepschrift wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris van de Bestuur aan het postadres van de vereniging.
  • Leden zijn verplicht alle inlichtingen te verstrekken, welke de Raad van Toezicht behoeve van het nemen van een beslissing verlangen.
  • De beslissingen van het Bestuur zijn met redenen omkleed en vermelden de bewijsmiddelen waarop de beslissing is gebaseerd. Het Bestuur iedereen voor verhoor oproepen die zij dienstig achten te horen. Voordat een beslissing wordt genomen wordt de beklaagde in de gelegenheid gesteld om op de klacht te reageren. De beklaagde heeft recht op inzage van de stukken waarop de beslissing zal worden gebaseerd. In geval van een zitting kunnen beide partijen zich door een raadsman laten bijstaan.
  • Klachten op grond van de gedragscode tegen leden van het Bestuur worden in eerste aanleg bij de Raad van Toezicht in behandeling genomen. Voor het overige geldt dezelfde procedure. De Raad van Toezicht kan zijn beslissing delegeren aan een door hem ingestelde commissie.
  • Klachten op grond van de gedragscode tegen leden van de Raad van Toezicht worden in eerste aanleg bij het Bestuur in behandeling genomen. Voor het overige geldt dezelfde procedure. Het Bestuur kan zijn beslissing delegeren aan een door hem ingestelde commissie.

11.    Reglementswijzingen

Voorstellen tot wijzigingen en/of aanvulling van het huishoudelijk reglement gebeuren door de Algemene Ledenvergadering op de wijze als bepaald in artikel 34 van de statuten en bij gewone meerderheid van stemmen.

Laatst gewijzigd: 18-5-2018